استفاده از Mail Merge در word 2016

استفاده از Mail Merge در word 2016

در ادامه ی مقاله ی قبلی که در مورد  آشنایی و کار با ابزارهای نرم افزار Microsoft Office WORD 2016 بود امروز می خواهیم استفاده از Mail Merge در word 2016 بپردازیم که شاید برای برخی کاربردی باشد.

نرم افزار Word در دفاتر اداری و تقریباً در تمامی شرکتهای دولتی و خصوصی استفاده میشود. نامه ها، فرمها،گزارشها و اسناد دیگر با این برنامه آماده شده و برای مخاطبان ارسال می شوند. نرم افزار Word ، امکان آماده سازیارسال برای چنین اسنادی را هم در نظر گرفته است. و یکی از بهترین ابزارها Mail Merge است که با استفاده ازآن در طی چند مرحله ساده نامه می توانید از آن استفاده کنید.

استفاده از Mail Merge در word 2016

استفاده از Mail Merge در word 2016

جهت دسترسی به این بخش از پانل Mailings و بخش Start Mail Merge روی گزینه Start Mail Merge کلیک کنید تا آیتم های مربوط به آن نمایش داده شود.یکی از امکانات word 2007 به بعد Mail Merge (میل مرج) می باشد. این ابزار در واقع امکانی برای نوشتناطلاعیه ها و دعوت نامه ها و … می باشد. شما به کمک این ابزار می توانید یک نامه را یک بار تایپ کنید و به کمک پایگاه دادهای از داده هایی که خودتان ایجاد می کنید با تغییر قسمتهای متغیر نامه ی خود را چاپ کنید.

به عنوان مثال شما متن نامه ای را از قبل آماده کردید و فقط می می خواهید نام و نام خانوادگی فرد مورد نظر را تغییر دهید

استفاده از Mail Merge در word 2016

استفاده از Mail Merge در word 2016

 

همانطور که در تصویر اول مشاهده می کنید این بخش دارای چندین ابزار مختلف است که به ترتیب عبارتند از:
Letters : جهت ارسال نامه از این ابزار استفاده می شود.
E-mail Messages : برای ارسال سند از طریق پست الکترونیکی استفاده می شود.
Envelopes : برای چاپ پاکتهای نامه استفاده میشود.
Labels… : برای چاپ برچسب استفاده میشود.
Directory : برای ایجاد فهرست مثل فهرست دانش آموزان، فهرست کتابخانه و غیره استفاده میشود.
Normal Word Document : باعث نمایش سند در حالت عادی و استاندارد میشود.
Step-by-Step Mail Merge Wizard… : با استفاده از این گزینه می توانید تمام کارهای بالا را قدم به قدم انجامدهید.

وقتی روی پانل Step-by-Step Mail Merge Wizard… کلیک کنید پانل Mail Merge باز می شود.

پانل Mail Merge

پانل Mail Merge

همانطور که مشاهده می کنید پانل Mail Merge باز شده است. از بخش Select document type می توانید نوع سند خود را انتخاب کنید در صفحه بالا راجب هر کدام توضیحات کوتاهی داده شد. گزینهLetters(نامه ها)را انتخاب کرده و روی گزینه Next کلیک کنید تا به مرحله 2 بروید.

استفاده از Mail Merge در word 2016

استفاده از Mail Merge در word 2016

در مرحله 2 ، می توانید تعیین کنید که آیا قصد دارید Meil Merge را در همین سند انجام دهید یا در اسناد دیگر.همانطور که مشاهده می کنید بخش Select start document دارای چندین گزینه است:
Use the current document : استفاده از سند جاری
Start from a template : استفاده از یک الگو
Start from existing document : ساخت یک سند

گزینه اول یعنی Use the current document را انتخاب کرده و روی دکمه Next کلیک کنیدتا به مرحله 3 حرکت کنید.
در مرحله 3، در بخش Select recipients ، باید لیست داده را انتخاب کنید:
Use an existing list : استفاده از لیستهای از قبل ساخته
Select from outlook contacts : استفاده از ارتباطات موجود در لیست نرم افزار Outlokk
Type a new list : درج یک لیست جدید
چون هنوز دادهای ندارید گزینه ی سوم یعنی Type a new list را انتخاب کنید.

استفاده از Mail Merge در word 2016

استفاده از Mail Merge در word 2016

پس از انتخاب مورد سوم یعنی گزینه ی Create… ظاهر می شود روی آن کلیک کرده تا پنجره جدید باز شود.

در این پنجره با کلیک روی دکمه ی customize Columns میتوانید فیلدهای جدول خود را تغییر دهید و یا حذفکنید. و سپس داده های خود را وارد جدول کرده و جدول را با پسوند mdb ذخیره کنید پس از تنظیمات و ذخیره یجدول می توانید جداول و داده های خود را مشاهده کنید مرتب کرده و فیلتر کنید.

تا اینجا ایجاد و ساخت لیست و ورود دادهها رو یاد گرفتید.برای رفتن به مرحله 4 روی دکمه Next کلیک کنید.

استفاده از Mail Merge در word 2016

استفاده از Mail Merge در word 2016

باید نحوه ی استفاده از پایگاه داده و داده ها را مشخص کنید. گزینه ی آخر یعنی More Item را انتخاب کنید تاپنجره Insert Merge Field باز شود در پنجره ی باز شده فیلدها را در مکانهای مورد نظر در تقدیرنامه Insert کنید به فیلدهای First Name و Last Name نیاز است.حال پس از Next کردن می توانید ببینید که این متغیرها چگونه کار می کنند و آنها را با زدن Preview Results در بخش Preview Result در پانل Mailings از حالت نمایشی خارج کنید .
حال تمامی 6 مرحله به پایان رسیده و شما با کمک Recipient داده ها را در جای خود قرار داده و تقدیر نامه را چاپ کنید.

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *